تمامی قراردادهای کاری‌ای که توسط مسئول استخدام یک شرکت تنظیم می‌شود باید توسط مدیر منابع انسانی و مدیر عامل شرکت امضا شوند. مسئول استخدام امضاهای مورد نیاز را می‌گیرد و سپس با شما ارتباط می‌گیرد. این کار ممکن است یک تا دو هفته طول بکشد.

پس از گرفتن امضاهای مورد نیاز، این قرارداد برای شما ارسال می‌شود تا آن را امضا کنید. برای این نوع قراردادها باید از ابزارهای امضا الکترونیکی کمک بگیرید. این ابزارها به شما کمک می‌کنند تا با احراز هویت سریع، اسناد را بدون استفاده از کاغذ و قلم، امضا کنید. این ابزارها سرعت زیادی به روند انجام کار و استخدام می‌دهند.

در این وبلاگ سه ابزار کاربردی برای امضا الکترونیکی معرفی می‌کنیم که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید.


امضا الکترونیکی (e-signature) چیست؟

امضای الکترونیکی(e-signature)، یک روش ساده و قانونی است که می‌توانید برای نشان دادن رضایت یا تایید در یک سند یا فرم دیجیتال استفاده کنید. در صورتی که به صورت دورکاری یا فریلنسری فعالیت می‌کنید می‌توانید از این راه برای امضا قرارداد نیز استفاده کنید.


چرا باید از ابزارهای امضا قرارداد آنلاین استفاده کنیم؟

در هر مرحله از استخدام و پیش از تایید نهایی اسناد مختلفی وجود دارد که باید توسط فرد استخدام شونده و مسئولان شرکت امضا شود.

این موارد شامل:

  • پیشنهادنامه
  • قرارداد عدم افشا
  • قرارداد استخدام
  • فرم‌های مربوط به کارکنان جدید
  • اسناد خط مشی
  • و ...

در ادامه چند ابزار پرکاربرد برای امضا الکترونیکی به شما معرفی می‌کنیم و نحوه استفاده از آن‌ها را توضیح می‌دهیم. شما می‌توانید از این ابزارها برای امضا الکترونیکی قراردادهایتان استفاده کنید.

ابزارهای پرکاربرد برای امضا الکترونیکی:

  • ساین‌ایزی (Signeasy)
  • گوگل داک (Google Doc)
  • سجدا (sejda)

در ادامه در مورد هر کدام از این ابزارها توضیح می‌دهیم.


ساین‌ایزی (Signeasy)

ساین‌ایزی (Signeasy) یک ابزار امضای الکترونیکی است که به شما این امکان را می‌دهد قراردادها را با یک یا چند نفر به اشتراک بگذارید و به طور خودکار یادآوری‌هایی را برای امضا سند ایجاد کنید.


ویژگی‌های ابزار ساین‌ایزی (Signeasy)

محیط کاربرپسند:

مسئول استخدام می‌تواند قرارداد را بارگذاری کند و با افزودن فرد استخدام شونده و مسئولان شرکت و ارسال قرارداد به آن‌ها، فرآیند ثبت قرارداد را کوتاه‌ کند. علاوه بر این، اپلیکیشن امضا الکترونیکی ساین‌ایزی (Signeasy)، با موبایل سازگار است و افراد مختلف می‌توانند اسناد مربوط به استخدام را با موس، قلم و یا انگشت، امضا کنند.

عدم استفاده از کاغذ:

مهم نیست که در چه منطقه زمانی‌ای هستید. با حذف فرآیندهای دست و پا گیر و استفاده از امضا الکترونیک، این امکان وجود دارد تا ظرف مدت چند ساعت، کارهای امضا قرارداد انجام شود و اتلاف زمانی به حداقل برسد. دیگر نیاز نیست مدارک و اسناد کاغذی را امضا کنید.

روند سریع‌تر:

مسئول استخدام برای مصاحبه با افراد از بسترهای آنلاین مثل زوم (zoom) یا اسکایپ (skype) استفاده می‌کند. با ارزیابی و مصاحبه با افراد مختلف تصمیم نهایی برای استخدام یک فرد را می‌گیرد. با استفاده از ابزار امضا قرارداد آنلاین ساین‌ایزی (Signeasy)، می‌تواند ظرف مدت کوتاهی با وارد کردن اطلاعات، قرارداد را تنظیم کند.

ابزارهای امضا الکترونیکی با ادغام برنامه‌های مختلف مثل ایمیل (E-mail)، فرش‌تیم (Freshteam)، گوگل درایو (Google Drive) و ماکروسافت تیمز (Microsoft Teams) این امکان را به وجود آورده‌اند تا امضا قراردادها سریع‌تر پیش برود. همچنین این امکان وجود دارد تا فرآیندی تعریف شود که گیرندگان را تشویق کند تا اسناد را به ترتیب خاص یا همزمان امضا کنند.

قراردادهای از پیش تنظیم شده:

می‌توان قراردادهایی که کاربرد بیشتری دارند را ذخیره کرد یا برای هر بخش و سمت خاص یک قرارداد تنظیم کرد. بخش‌هایی که مشابه هستند، کنار گذاشته شوند و بخش‌هایی که متفاوت هستند برجسته شوند. ساین‌ایزی (Signeasy) امکانات شخصی‌سازی زیادی دارد. می‌توان لوگو و رنگ‌های سازمانی را به قرارداد اضافه کرد. ایجاد تصویر خوب از برندتان، در اولین تعاملات با افراد جدید بسیار مهم است.

قرارداد بدون خطا و ایمن:

گاهی ممکن است قراردادهای کاری بسیار پیچیده شوند. با وجود بندها و امضاها متعدد این پیچیدگی بیشتر هم می‌شود. از آنجایی که این قراردادها باید از راه دور امضا شوند، ممکن است نیرو جدید اشتباهاتی را در تکمیل این سند داشته باشد. شما می‌توانید با توضیح نکات قرارداد، از بروز اشتباهات جلوگیری کنید.

ساین‌ایزی (Signeasy) دارای بخش‌هایی است که امضا کنندگان قرارداد را راهنمایی می‌کند و به طرفین برای پر کردن سند کمک می‌کند تا قرارداد به درستی امضا شود و زمانی برای رفع اشتباهات تلف نمی‌شود. برای اطمینان از اینکه سند توسط گیرندگان ناخواسته باز یا امضا نمی شود، ساین‌ایزی (Signeasy) به شما این امکان را می دهد که سند را با رمز عبور و احراز هویت بیومتریک ایمن کنید.


گوگل داک (Google Doc)

گوگل داک یکی از بهترین ابزارهای ارائه خدمات امضا الکترونیکی است. شما می توانید از بین نرم افزارهای مختلف امضا الکترونیکی یکی را انتخاب کنید که هر کدام زمان زیادی را برای ثبت‌نام از شما می‌گیرند. با استفاده از گوگل داک می‌توانید به سرعت و بدون دردسر امضا الکترونیکی انجام دهید.

نحوه امضا الکترونیکی با گوگل داک (Google Doc)

گاهی اوقات شما نیاز دارید خیلی سریع یک سند را امضا کنید یا می‌خواهید قراردادتان با یک شرکت، امضا کنید و فرآیند سریع‌تر پیش رود. با گوگل داک این امکان وجود دارد که سریع و به آسانی قرارداد و سندهایتان را امضا کنید.

برای این کار باید در گوگل داک (Google Doc) این مراحل را انجام دهید:

روی Insert کلیک کنید.


روی Drawing کلیک کنید و New + را بزنید.


در صفحه باز شده Line را به Scribble تغییر دهید. امضا خود را بکشید و ذخیره کنید.



سپس آن را در محلی که باید امضا شود قرار دهید.


مهم‌ترین ویژگی‌های گوگل داک (Google Doc) برای امضا الکترونیکی

اعتبار قانونی

سندها و قراردادهای امضا شده با گوگل داک (Google Doc) با امضا فیزیکی، از نظر قانونی مشابهت دارد. اعتبار قانونی برای امضای الکترونیکی توسط قانون EUTA و قانون ESIGN ارائه می شود که هر دو قوانین بین المللی هستند.

استفاده از این پلتفرم در سراسر جهان از جمله ایالات متحده، اروپا، استرالیا و آسیا مجاز است.

امن و مطمئن

امکان جعل و تکرار وجود ندارد زیرا از روش‌های منحصر به فرد رمزنگاری استفاده می کند. سندهایی که در گوگل داک (Google Doc) به صورت الکترونیکی امضا شده اند، قابل تغییر نیستند. در نتیجه این روش ریسک قانونی را به حداقل می رسد.

ثبت نام سریع

امضاهای گوگل داک (Google Doc) ممکن است در عرض چند ثانیه اضافه و درخواست شوند. وقتی افزونه امضا الکترونیکی را در گوگل داک (Google Doc) نصب می‌کنید، می‌توانید مراحل امضا را بدون خروج از برنامه به پایان برسانید. چیزی برای آپلود وجود ندارد.

وضعیت امضا را در لحظه پیگیری کنید.

می‌توانید ببینید که گیرنده، آن را چه زمانی باز کرده است کدام بخش از کاغذ را اسکن کرده است و آیا هنوز آن را امضا کرده یا خیر.

قالب‌های قرارداد ایجاد کنید.

با استفاده از قالب‌ها می‌توانید در زمان صرفه جویی کنید و بهره وری را افزایش دهید. امضاکنندگان، مکان‌های امضا، یا حتی روش کامل امضا الکترونیکی خود را با الگوهای گوگل داک (Google Doc) ارسال کنید.

یک بار فیلدها و بلوک‌های امضا در یک قرارداد را تنظیم کنید. استفاده از قالب‌ها برای امضا الکترونیکی می‌تواند باعث صرفه‌جویی در وقت شود.


سجدا (Sejda)

یکی دیگر از ابزارهای امضا الکترونیکی سایت سجدا است. سجدا یک ابزار آنلاین ادیت پی‌دی‌اف است و شما می‌توانید با استفاده از سجدا امضا الکترونیکی خود را در قراردادهایتان قرار دهید.

برای این کار ابتدا باید فایل قرارداد را در سایت آپلود کنید. سپس از بخش sign گزینه New signature را بزنید و امضا خود را بسازید. سپس در محل مناسب روی فایل قرارداد بگذارید. استفاده از این ابزار بسیار آسان است و شما می‌توانید به سرعت این کار را انجام دهید.


نکات مهم در امضا قرارداد الکترونیکی

کار از راه دور رایج نبوده است اما طی چند سال گذشته و پس از بیماری کرونا، جذب نیرو دورکار بیشتر از گذشته شده است. دورکاری می تواند چالش هایی را برای مشاغلی ایجاد کند که به فرآیندهای تجاری حضوری متکی هستند.

اگر از ابزارهای دیگری برای امضا الکترونیکی استفاده می‌کنید توجه داشته باشید که:

قابلیت اجرا و ردیابی عوامل مهمی هستند که باید هنگام امضا قراردادهای از راه دور در نظر گرفته شوند.

ابزارهایی وجود دارد که به امضاکننده اجازه می‌دهد به سادگی تصویری از امضا خود را روی یک توافق قرار دهند. این روش استفاده از امضا، شواهد کمی از امضاکننده قرارداد ارائه می‌دهد. در نتیجه، ممکن است در مورد اعتبار امضا و توافق، با چالش‌هایی روبرو شوید. برای امضا الکترونیکی از راه‌حلی استفاده ‌کنید که از نظر قانونی الزام‌آور است.

قرارداد را مجدد بررسی کنید.

اطمینان حاصل کنید که قرارداد شما دستکاری نشده است. تعیین اینکه آیا تغییرات تأیید نشده‌ای در سند شما ایجاد شده است یا خیر، اغلب می‌تواند چالش برانگیز باشد.


اگر قرارداد امضا کردید و درآمد ارزی دارید، یا نیاز به حساب بانکی بین‌‍المللی دارید، یا برای نقد کردن درآمد خوب و تبدیل به ریال به کمک نیاز دارید، تیم دلاریشو این خدمات را ارائه می‌دهد. برای ارتباط با ما می‌توانید به شماره 09384556978 در واتس‌اپ پیام دهید یا به ایدی  dollarisho_admin در تلگرام پیام دهید.